Poradniki8 min czytania
Dzień Opakowań: audyt opakowań w firmie w 7 krokach
15 września obchodzimy Dzień Opakowań. Sprawdź, jak przeprowadzić audyt opakowań, policzyć koszt jednej wysyłki i ograniczyć zbędne wydatki.
15 września obchodzimy Dzień Opakowań. Sprawdź, jak przeprowadzić audyt opakowań, policzyć koszt jednej wysyłki i ograniczyć zbędne wydatki.
Autor: Zespół Allbag B2B
15 września obchodzimy Dzień Opakowań — polskie święto branżowe ustanowione przez Polską Izbę Opakowań w 2007 roku. Dla firm wysyłających setki lub tysiące paczek miesięcznie to dobry moment na sprawdzenie, czy stosowane opakowania nadal odpowiadają strukturze zamówień, taryfom przewoźników i rzeczywistemu zużyciu materiałów.
Nawet niewielka różnica w koszcie jednostkowym szybko rośnie wraz z wolumenem. Przy 6 000 przesyłek miesięcznie redukcja kosztu przygotowania jednej paczki o 0,10 zł oznacza 7 200 zł różnicy w skali roku.
Poniżej znajdziesz praktyczny audyt opakowań w siedmiu krokach: od zebrania danych, przez koszt jednostkowy i gabaryty przesyłek, po reklamacje, BDO i plan zakupowy.
Dobry audyt nie polega wyłącznie na znalezieniu tańszego kartonu lub taśmy. Powinien odpowiedzieć na kilka pytań: ile materiałów zużywasz na jedną przesyłkę, czy opakowanie jest dobrze dopasowane do produktu, czy jego wymiary nie zwiększają kosztu transportu, jaki jest koszt uszkodzeń i ponownego pakowania oraz czy dane dotyczące opakowań są prawidłowo ewidencjonowane.
Najważniejszy jest koszt całego procesu, a nie cena pojedynczego materiału. Tańsze opakowanie nie jest oszczędnością, jeżeli wymaga większej ilości wypełniacza, wydłuża pakowanie lub zwiększa liczbę uszkodzeń.
Najlepszym punktem wyjścia są dane z ostatnich 12 miesięcy. Pozwalają uwzględnić sezonowość, promocje i zmianę struktury zamówień.
Przygotuj faktury lub raport zakupowy materiałów opakowaniowych, liczbę wysłanych przesyłek, informacje o wykorzystywanych formatach opakowań, faktury kurierskie wraz z dopłatami oraz dane dotyczące reklamacji transportowych i ponownego pakowania.
Jeżeli system WMS lub ERP nie zapisuje rodzaju opakowania przypisanego do konkretnej przesyłki, przeprowadź pomiar na stanowiskach pakowania. Próba powinna obejmować typowe dni pracy i reprezentatywny miks zamówień. W firmach z wyraźną sezonowością warto porównać okres standardowy z peakiem sprzedażowym.
Pierwszym wskaźnikiem jest koszt materiałów opakowaniowych przypadających na jedną paczkę:
koszt opakowania przesyłki = opakowanie zewnętrzne + zabezpieczenie + zamknięcie + etykieta + pozostałe materiały
Każdy element przelicz na pojedynczą przesyłkę. Jeżeli rolka taśmy pakowej kosztuje 3,30 zł netto i ma 66 m nawoju, koszt jednego metra wynosi:
3,30 zł ÷ 66 m = 0,05 zł/m
Nie zakładaj jednak z góry, że każdy karton zużywa dokładnie metr taśmy. Zmierz rzeczywiste zużycie dla najczęściej pakowanych formatów — metodę opisaliśmy w poradniku Ile taśmy pakowej zużyje pakownia? Wzór i 3 scenariusze.
Tak samo postępuj z foliopakami, etykietami, folią bąbelkową, papierem, wypełniaczem czy folią stretch.
Warto policzyć dwa wskaźniki osobno:
Dzięki temu nie dojdziesz do błędnego wniosku, że rozwiązanie tańsze materiałowo jest automatycznie tańsze w całym procesie.
Duże opakowanie dla niewielkiego produktu oznacza nie tylko większe zużycie kartonu i wypełniacza. Może również zwiększyć koszt przewozu.
Przewoźnicy mogą stosować wagę gabarytową, ale sposób jej obliczania zależy od firmy, rodzaju usługi i kierunku wysyłki. Nie istnieje jeden dzielnik obowiązujący wszystkich operatorów.
Przykładowo DPD podaje obecnie dla przesyłek krajowych wzór:
waga gabarytowa [kg] = długość × szerokość × wysokość [cm] ÷ 6000
Dla przesyłki o wymiarach 40 × 30 × 20 cm:
40 × 30 × 20 ÷ 6000 = 4 kg
Jeżeli rzeczywista masa produktu wynosi 1 kg, gabaryt opakowania może więc mieć znaczenie dla sposobu rozliczenia przesyłki. Przed wykonaniem własnej kalkulacji zawsze sprawdź aktualne warunki wynikające z umowy z przewoźnikiem.
Podczas audytu porównaj przede wszystkim najczęściej używane kartony z rzeczywistymi wymiarami produktów. Zwróć uwagę na przesyłki, w których znaczna część objętości jest wypełniana papierem, folią lub innym zabezpieczeniem.
W przypadku produktów miękkich, tekstyliów lub innych towarów niewymagających sztywnego opakowania warto sprawdzić, czy karton można zastąpić odpowiednio dobranym foliopakiem. Nie powinno się jednak robić tego automatycznie — kluczowe są odporność produktu na nacisk i przebicie oraz wymagania transportowe.
Więcej o dopasowaniu formatów znajdziesz w poradniku „Jaki foliopak do jakiej przesyłki – 12 rozmiarów w tabeli”.
Celem audytu nie jest wybór najcieńszego albo najtańszego materiału. Chodzi o dobranie parametrów do rzeczywistych warunków pracy.
W przypadku taśmy sprawdź przyczepność do stosowanej tektury, temperaturę magazynu, sposób aplikacji i rzeczywiste zużycie. Przy folii stretch porównuj nie tylko grubość, lecz także liczbę owinięć potrzebnych do ustabilizowania ładunku. Przy foliopakach oceń odporność na rozdarcie i przebicie w odniesieniu do masy oraz kształtu wysyłanych produktów. Dla etykiet zweryfikuj rodzaj kleju, temperaturę aplikacji, powierzchnię opakowania i kompatybilność z drukarkami.
Zmianę materiału warto najpierw przetestować na ograniczonej części wolumenu. Porównuj koszt przesyłki, czas pakowania i liczbę problemów jakościowych przed zmianą i po niej.
Oszczędność na materiale nie ma znaczenia, jeżeli jednocześnie zwiększa liczbę reklamacji.
Policz:
wskaźnik uszkodzeń = liczba reklamacji związanych z transportem ÷ liczba wysłanych przesyłek × 100%
Nie istnieje jeden właściwy poziom reklamacji dla wszystkich branż. Inny wynik będzie akceptowalny przy wysyłce tekstyliów, a inny przy szkle, elektronice czy produktach o wysokiej wartości.
Dlatego najważniejszym punktem odniesienia jest własny wynik historyczny.
Do kosztu uszkodzenia włącz wartość towaru, koszt ponownej wysyłki, dodatkowe materiały, czas obsługi reklamacji i — jeżeli ma zastosowanie — koszt zwrotu.
Tak samo postępuj ze stratami wewnętrznymi. Zamiast przyjmować z góry procentowy narzut na odpady, zmierz rzeczywiste zużycie: uszkodzone kartony, błędnie wykorzystane foliopaki, końcówki rolek, odrzucone etykiety czy materiały zużyte do ponownego pakowania.
Audyt opakowań jest również dobrym momentem na sprawdzenie, czy dane potrzebne do obowiązków środowiskowych są kompletne.
Podmioty objęte odpowiednimi obowiązkami składają za pośrednictwem BDO roczne sprawozdanie o produktach, opakowaniach i o gospodarowaniu odpadami z nich powstającymi. Ustawowy termin przypada co do zasady do 15 marca za poprzedni rok kalendarzowy.
Zakres obowiązków zależy jednak od roli przedsiębiorcy, dlatego nie należy zakładać, że każda firma korzystająca z opakowań wypełnia te same części sprawozdania.
Warto zweryfikować, czy firma potrafi ustalić masę i rodzaj opakowań objętych ewidencją oraz czy dane z zakupów, produkcji, importu i sprzedaży są ze sobą spójne.
Od 12 sierpnia 2026 r. stosowane jest również unijne Rozporządzenie (UE) 2025/40 w sprawie opakowań i odpadów opakowaniowych — PPWR. Z tego powodu przy zmianie materiałów lub konstrukcji opakowania warto uwzględniać nie tylko cenę, lecz także aktualne wymagania prawne dotyczące opakowań.
Szczegółowy kontekst opisujemy w materiale „PPWR od 12.08.2026: co zostało z dyrektywy 94/62/WE”.
Informacje w tej części mają charakter ogólny i nie zastępują analizy obowiązków konkretnego przedsiębiorstwa.
Audyt powinien zakończyć się konkretnymi decyzjami zakupowymi.
Dla każdego materiału ustal średnie zużycie, przewidywany wolumen przesyłek, czas dostawy i zapas bezpieczeństwa wynikający z rzeczywistej zmienności sprzedaży. Przy sezonie Q4 uwzględnij planowane kampanie i wzrost liczby zamówień.
Nie optymalizuj zakupów wyłącznie pod cenę sztuki. Porównaj również koszt dostawy, ilość miejsca potrzebnego do magazynowania, zamrożony kapitał i ryzyko pozostania z nadmiarem materiałów po sezonie.
W Allbag B2B darmowa dostawa kurierska obowiązuje obecnie od 4 000 zł netto wartości zamówienia, dlatego przy większym zużyciu warto uwzględnić ten próg podczas planowania dostaw, ale nie powinien być on jedynym kryterium wielkości zamówienia.
Materiały do pakowania i wysyłki znajdziesz w kategorii Akcesoria wysyłkowe Allbag B2B.
Załóżmy modelowo, że firma wysyła 6 000 paczek miesięcznie. Po audycie okazuje się, że 2 700 przesyłek można pakować w rozwiązanie, które po uwzględnieniu materiałów i transportu obniża realny koszt o 0,80 zł na paczce.
2 700 × 0,80 zł = 2 160 zł miesięcznie
W skali roku daje to:
2 160 zł × 12 = 25 920 zł
To nie jest benchmark dla każdej firmy, lecz przykład pokazujący sposób kalkulacji. W audycie należy zastosować własne ceny zakupu, rzeczywiste zużycie materiałów i warunki umowy kurierskiej.
Najważniejsze jest policzenie oszczędności po testach, a nie przed nimi.
Porównywanie wyłącznie ceny zakupu prowadzi do błędnych decyzji, ponieważ tańszy materiał może zwiększyć jego zużycie albo czas pakowania. Podobnym problemem jest stosowanie jednego wzoru na wagę gabarytową dla wszystkich przewoźników — parametry trzeba sprawdzać w aktualnej umowie lub cenniku.
Audyt będzie również mało wiarygodny, jeżeli firma nie zapisze wyniku wyjściowego przed zmianami. Bez kosztu jednostkowego, czasu pakowania i wskaźnika reklamacji z okresu bazowego trudno później ocenić efekt optymalizacji.
Warto również unikać zmiany kilku parametrów jednocześnie. Jeżeli w tym samym czasie zmienisz karton, taśmę, wypełniacz i sposób pakowania, trudno ustalić, co odpowiada za poprawę albo pogorszenie wyników.
Audyt opakowań powinien pokazać, ile naprawdę kosztuje przygotowanie przesyłki i gdzie powstają straty: w materiałach, niewłaściwym dopasowaniu rozmiaru, czasie pracy, uszkodzeniach albo kosztach transportowych.
Najpierw zbierz dane, później policz koszt jednostkowy i dopiero na tej podstawie testuj zmiany. Dzięki temu optymalizacja opakowań nie sprowadza się do kupowania tańszych materiałów, lecz prowadzi do obniżenia całkowitego kosztu obsługi wysyłki.
15 września, czyli Dzień Opakowań, jest dobrym momentem na taki przegląd — szczególnie przed zwiększonym wolumenem wysyłek w Q4. Jak rozplanować kolejne tygodnie, opisaliśmy w poradniku Przygotowanie pakowni na peak season: plan 12 tygodni.
Tekst opracowano na podstawie informacji Polskiej Izby Opakowań dotyczących Dnia Opakowań, oficjalnych materiałów systemu BDO, Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2025/40 w sprawie opakowań i odpadów opakowaniowych, aktualnych zasad naliczania wagi gabarytowej publikowanych przez operatorów kurierskich oraz aktualnej oferty i warunków handlowych Allbag B2B. Zasady przewoźników, ceny produktów i warunki dostawy mogą się zmieniać, dlatego przed wykonaniem kalkulacji należy sprawdzić ich aktualną wersję.
Polska Izba Opakowań ustanowiła 15 września Dniem Opakowań w 2007 roku, aby popularyzować wiedzę o znaczeniu opakowań i przemysłu opakowaniowego. Jest to polska inicjatywa branżowa. Osobno World Packaging Organisation ustanowiła World Packaging Day obchodzony 6 września; pierwsza oficjalna edycja odbyła się w 2026 roku.
To analiza materiałów i procesu pakowania obejmująca m.in. koszt jednostkowy, zużycie materiałów, dopasowanie opakowań, czas pracy, uszkodzenia, koszty transportowe oraz dane potrzebne do realizacji obowiązków środowiskowych.
Pełny audyt warto wykonywać regularnie oraz po istotnej zmianie asortymentu, przewoźnika, taryfy kurierskiej, materiałów opakowaniowych lub dostawcy. Częstotliwość powinna odpowiadać skali i zmienności działalności firmy.
Od przesyłek odpowiadających za największą część wolumenu i kosztów. Najpierw warto policzyć ich koszt materiałowy, sprawdzić gabaryty i czas pakowania, a dopiero później analizować rzadsze przypadki.
Nie. Opakowanie powinno być możliwie dobrze dopasowane do produktu, ale jednocześnie zapewniać odpowiednią ochronę podczas transportu. Redukcja rozmiaru nie może zwiększać ryzyka uszkodzeń.
Nie. Sposób obliczania zależy od przewoźnika, usługi i kierunku wysyłki. Przed audytem należy sprawdzić aktualną umowę lub warunki konkretnego operatora.
